Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales

Identificación del responsable del tratamiento

El presente manual tiene como finalidad dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

1. Legislación aplicable

El presente manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012 — "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales"
• Decreto 1377 de 2013 — "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012"
• Ley 1266 de 2008
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2592 de 2010
• Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional

A estas políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

2. Ámbito de aplicación o alcance

Esta Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S., o sean susceptibles de ser conocidas por éste en virtud de las relaciones laborales o comerciales desarrolladas con empleados, contratistas o proveedores.

La presente política se aplicará y obligará a las siguientes personas:

• Representantes legales y/o administradores societarios
• Personal interno de Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal
• Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal
• Los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario
• Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales
• Las demás personas que establezca la ley

3. Conceptos y definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
• Transferencia: Envío de información o datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento.

4. Principios

• Legalidad: El tratamiento de datos personales debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Seguridad: La información se protegerá mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
• Temporalidad: El dato no podrá ser utilizado más allá del tiempo para el que fue previsto.

5. Finalidades

5.1 Finalidades generales

• Registro de la información personal en los sistemas de Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S.
• Pago de obligaciones contractuales
• Transmisión y transferencia de datos personales con respecto a las garantías legales aplicables
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa
• Soporte en procesos de auditorías externas o internas, nacionales o internacionales
• Informar sobre cambios en la política adoptada por Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral o civil
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas de los Titulares
• Control y prevención del fraude y lavado de activos, incluyendo consulta en listas restrictivas y todo lo requerido para el SARLAFT
• Identificar al deudor beneficiario de la garantía y a sus codeudores
• Consultar en centrales de riesgo la información relevante para conocer el desempeño como deudor y la capacidad de pago
• Reportar a las centrales de riesgo el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones
• Informar al intermediario financiero y terceros relacionados sobre el estado y comportamiento de las garantías
• Transferir información personal a terceros adquirentes de cartera
• Ofrecer productos y servicios que complementen el producto de garantía

5.2 Finalidades para el tratamiento de datos de intermediarios financieros

• Registro histórico y estadístico como intermediario financiero vinculado
• Uso de la información para la operación de las diferentes fases del ciclo de la garantía
• Relacionamiento comercial y envío de políticas, procedimientos y documentos del Fondo como avalista

5.3 Finalidades para el tratamiento de datos de beneficiarios de garantías (personas naturales)

• Ofrecer productos y servicios que complementen el producto de garantía
• Actualizar, verificar y complementar los datos personales y de contacto del deudor
• Realizar análisis de riesgos, estadísticos, de control, supervisión, encuestas y gestión de cobranza
• Consulta y reporte en centrales de riesgo conforme a la Ley 1266 de 2008
• Envío de comunicaciones comerciales relacionadas con los servicios prestados
• Envío de comunicaciones sobre el estado de pago y posibles incumplimientos
• Atender consultas y reclamos en relación con el servicio o el tratamiento de datos personales

6. Autorización

Para el tratamiento de los datos personales, Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida de manera verbal, escrita, electrónica y/o por conductas inequívocas del Titular.

La recolección de datos personales se limitará a aquellos que sean pertinentes, adecuados y necesarios para: (i) el desarrollo del objeto social, (ii) la atención de PQRS, (iii) el desarrollo de relaciones comerciales y financieras, (iv) la intención conforme a la normatividad vigente y (v) la atención de solicitudes de autoridades y entes de control.

7. Derechos de los titulares de la información

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y derechos constitucionales
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

8. Procedimientos para la atención de consultas y reclamos

8.1 Consultas

Los Titulares podrán realizar consultas sobre sus datos personales a través de los canales habilitados. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado y se indicará la fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

8.2 Reclamos

El Titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley, podrá presentar un reclamo. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales con justificación.

La solicitud debe contener como mínimo:

• Nombre y domicilio del titular o medio para recibir respuesta
• Documentos que acrediten la identidad o representación
• Descripción clara y precisa de los datos con los cuales se ejerce el derecho
• Otros documentos que faciliten la localización de los datos

8.3 Supresión de datos

El Titular tiene el derecho de solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a la normatividad, hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron obtenidos, o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.

Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S. podrá negar la supresión cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados.

9. Seguridad de la información y medidas de seguridad

Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente.

10. Responsable de tratamiento de datos personales

11. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2026 y tendrá vigencia indefinida hasta que sea modificada o derogada por Fondo Mutuo de Cobertura S.A.S. Cualquier modificación sustancial será informada a los Titulares a través de los canales habilitados.